La habilitación de oficinas se ha convertido en una necesidad para satisfacer las necesidades de las nuevas modalidades de trabajo. Esta realidad es aún más latente a partir de los cambios producidos por la pandemia.
Si actualmente estás en un proceso de habilitación, bien sea para implementar el trabajo híbrido o porque tus necesidades como empresa han cambiado, ¡No te preocupes! Esta tarea puede ser más sencilla de lo que parece, solo confía y continúa leyendo.
Antes de iniciar el proyecto, lo primero que debes tener en cuenta es el nivel de complejidad del proyecto, que dependerá de la fase en la que se necesite empezar, así como de los cambios que se quieran hacer.
Si lo que quieres hacer es instalarte en un espacio semi habilitado o hacer una actualización del mobiliario, la complejidad será baja. Pero si quieres instalarte en un espacio vacío, que además requiera algún tipo de remodelación, el proyecto tendrá una complejidad mayor. Cualquiera que sea tu caso, aquí encontrarás una guía simple para lograrlo.
¡Toma nota!
¿Qué debes considerar para la habilitación de oficina?
Al momento de iniciar proyecto de habilitación de una oficina debes considerar una serie de factores para que el proyecto marche correctamente y que el resultado sea lo que esperas.
Evaluación del espacio físico
Al abordar la habilitación de una oficina, es esencial evaluar el espacio físico existente. Esto implica considerar tanto la estructura preexistente, como las divisiones, puertas, muros, y otros elementos arquitectónicos, así como el diseño que tienes en mente.
Además, no debes pasar por alto la importancia de recursos naturales como la luz natural y las vistas al exterior, ya que pueden contribuir significativamente al ambiente de trabajo.
Organización y distribución del equipo y el mobiliario
Desde el inicio del proceso, es fundamental asignar cada espacio habilitado a sus ocupantes de acuerdo con la estructura y cultura organizacional de la empresa.
La habilitación de oficina debe diseñarse de manera que se adapte a las necesidades de comunicación e interacción del personal. De este modo, garantiza un ambiente de trabajo eficiente y colaborativo.
Planificación de la construcción
En el caso de que la habilitación de la oficina implique la construcción de nuevos espacios, es vital planificar cuidadosamente cada etapa del proceso y las actividades de obra.
Esta planificación garantiza que los tiempos y los recursos se utilicen de manera eficiente. También es importante considerar el tiempo necesario para la mudanza, dependiendo de la magnitud de las intervenciones realizadas en el espacio.
Selección de equipamiento
La elección del equipamiento de oficina debe ser una decisión estratégica, considerando las particularidades de la empresa. Esto incluye la selección de mobiliario ergonómico, tecnología actualizada y soluciones que fomenten la productividad y la comodidad de los empleados.
Además, la sostenibilidad y la eficiencia energética son factores clave a tener en cuenta al elegir equipos y mobiliario. Por lo tanto, un análisis detallado de las necesidades específicas de la empresa es esencial para garantizar que la habilitación de oficina sea óptima y contribuya al éxito de las operaciones comerciales.
Consejos para optimizar el proceso de habilitación de oficinas
Para optimizar tu proyecto de habilitación de oficina, estos consejos pueden ser de mucha utilidad.
➤ Establece un presupuesto realista y mantenlo
La elaboración de un presupuesto es fundamental. Debes considerar no solo los costos directos como la construcción y equipamiento, sino también los indirectos como los gastos de mudanza y los imprevistos. Mantener un presupuesto realista es clave para evitar desviaciones financieras.
➤ Planifica un cronograma detallado con todas las etapas
El cronograma detallado te permitirá visualizar el proceso en su totalidad, desde la planificación hasta la mudanza. Esto facilita la asignación de responsabilidades, seguimiento y evita retrasos. Cada etapa debe tener plazos definidos.
➤ Revisa los planos del espacio con anterioridad
Antes de iniciar la habilitación, es importante revisar los planos del espacio. Esto te permitirá identificar posibles modificaciones necesarias, como la reubicación de muros o la creación de zonas específicas. Esta revisión agiliza la toma de decisiones y evita cambios costosos durante el proceso.
➤ Realiza pruebas de equipos e instalaciones
Es esencial probar todos los sistemas, equipos y servicios. Esto incluye asegurarse de que la electricidad, la red de datos, la climatización y otros servicios funcionen correctamente. Las pruebas anticipadas ayudan a prevenir problemas y garantizan un inicio sin contratiempos en el nuevo espacio.
➤ Habilita espacios comunes atractivos
Los espacios comunes bien diseñados fomentan la colaboración y la integración entre equipos. Puedes incluir zonas de descanso, áreas de cafetería, salas de reuniones informales y otros espacios que fomenten la interacción y el trabajo en equipo. Un ambiente atractivo y funcional contribuirá al bienestar de los empleados.
➤ Considera las soluciones ambientales
La iluminación y la ventilación son aspectos importantes en el diseño de oficinas. Opta por soluciones eficientes que no solo reduzcan el consumo de energía, sino que también creen un ambiente más cómodo y saludable para los empleados. La iluminación natural y sistemas de climatización adecuados son ejemplos de mejoras ambientales a considerar.
Deja la habilitación de tu oficina en manos de profesionales
Una correcta habilitación de oficina requiere del seguimiento de pasos básicos y la puesta en práctica de ciertas acciones a lo largo del proyecto para que el proyecto sea exitoso.
Una forma de facilitar este proceso es contratando profesionales expertos en este tipo de tareas. Al dejar en sus manos tu espacio de trabajo podrás estar seguro de recibir un espacio completamente funcional y justo como lo quieres.
Podemos ayudarte en el desarrollo de este proyecto. ¡Contáctanos y solo tendrás que preocuparte por ir a trabajar el lunes!
