Para el diseño de una oficina debemos hacernos las siguientes preguntas básicas: ¿Qué tipo de espacio estoy buscando? ¿Cuáles son los tipos de estaciones de trabajo que funcionarán para mi empresa? ¿Cuáles favorecen el trabajo en equipo y al trabajo individual? ¿Cómo podemos hacer que un espacio de oficina funcione?
Sabemos que la respuesta no es sencilla, ya que no solo se trata de realizar un diseño bonito y costos adecuados. Estos espacios están relacionados con la productividad, la identidad de la empresa y el bienestar de los colaboradores.
Entonces, ¿cómo planificar los espacios adecuados para trabajar? Para eso, es necesario estudiar detenidamente los procesos de trabajo, la identidad y necesidades de la empresa.
Debemos tomar en cuenta que todas las empresas se manejan de formas diferentes. Esto quiere decir que algunas estaciones de trabajo funcionarán mejor en una oficina convencional, mientras que otras serán oficinas flexibles e incluso virtual.
¿Qué son las estaciones de trabajo?
Son los espacios individuales asignados a los empleados dentro de una oficina. Cada estación debe contar con el mobiliario y equipo necesario para que el trabajador pueda desempeñar sus tareas eficientemente.
Existen diferentes tipos de estaciones de trabajo según las necesidades y funciones de cada puesto. Por ejemplo, para labores administrativas suelen incluir un escritorio, silla ergonómica, computadora, teléfono y espacio de almacenamiento como archiveros. Mientras que áreas técnicas o creativas pueden tener configuraciones más flexibles, con mesas altas, taburetes, pantallas grandes, tabletas gráficas, entre otros.
Además del mobiliario, la ubicación y el diseño de cada estación impacta en la comodidad y productividad del colaborador. Es clave optimizar los flujos de trabajo, privacidad, iluminación, ventilación y otros factores.
Hablemos un poco sobre los tipos de estaciones de trabajo
En el mundo de las oficinas tenemos diversos tipos de estaciones de trabajo, que se adaptan a diferentes necesidades y estilos.
También hay que conocer cuánto espacio requiere una persona para poder moverse y estar cómodos en sus lugares. Es decir, es importante conocer los m2 correctos para brindar a los colaboradores un espacio de trabajo adecuado.
Cada área ofrece un grado de privacidad y de aislamiento acústico. Esto influye en la interrelación entre los trabajadores y en su capacidad de concentración.
Las estaciones de trabajo indispensables para una oficina moderna son:
Espacios privados
Son estaciones individuales asignadas a una sola persona dentro de la oficina. Están delimitados por mamparas, paredes divisorias, biombos o cualquier otro tipo de separación física que aísla visual y acústicamente al trabajador.
Es ideal para empleados que requieren un alto grado de concentración, privacidad y ambiente tranquilo para desempeñar funciones que demandan mucho enfoque mental.
Por ejemplo: tareas administrativas, análisis de datos, redacción de textos, programación, diseño gráfico, etc.
Al contar con un espacio personalizado y aislado, el trabajador puede organizarse de la manera que prefiera. Además, puede decorar su entorno y realizar sus labores sin distracciones visuales ni auditivas. Esto maximiza la productividad en trabajos que no necesitan interacción frecuente con otros miembros del equipo.
Además de ofrecer privacidad, este tipo de cubículo individual permite tener elementos personales a la vista, como fotos familiares, que hacen del espacio un ambiente más cálido y amigable.
Los espacios privados son una excelente opción para equilibrar en la oficina ambientes colaborativos abiertos con áreas que faciliten la concentración y el trabajo independiente.
Espacios abiertos
También conocidos como “open spaces”, son estaciones de trabajo ubicadas en áreas diáfanas sin divisiones entre los puestos. Este tipo de oficina promueve la interacción visual y comunicación directa entre los empleados.
Los ambientes abiertos permiten una mayor flexibilidad, ya que el mobiliario se puede mover y reconfigurar con facilidad para adaptarse a diferentes necesidades. El dinamismo y cercanía entre compañeros también favorece el intercambio de ideas y la creatividad.
Sin embargo, los open spaces plantean retos en cuanto a privacidad y concentración, dado que no existen barreras físicas entre puestos ni espacios individuales. El ruido ambiental puede causar distracciones e interrumpir trabajos que requieren máximo enfoque.
Para contrarrestar esto, se necesita un control acústico cuidadoso en paredes y techos, la incorporación de paneles absorbentes de sonido y una distribución estratégica de los puestos más ruidosos.
Las estaciones de trabajo abiertas funcionan mejor para empresas dinámicas que priorizan la colaboración, aunque deben complementarse con salas privadas para llamadas y espacios para trabajo individual. El diseño debe equilibrar interacción y privacidad.
Espacios para reuniones
Son áreas especialmente diseñadas dentro de las oficinas modernas para llevar a cabo juntas de trabajo, presentaciones o videoconferencias.
Suelen consistir en salas de diferentes tamaños equipadas con una mesa central, sillas cómodas y, en algunos casos, una zona lounge con sillones. La mesa debe tener capacidad suficiente para acomodar a todos los participantes de manera holgada.
Otros elementos clave son las pizarras, ya sean blancas, de corcho o digitales interactivas. Permiten visualizar ideas y contenidos durante las reuniones. Algunas salas incorporan pantallas de TV o proyectores con conexión para computadoras, ideal para exposiciones multimedia.
Un aspecto importante es la acústica, por lo que se recomienda un buen aislamiento sonoro y materiales que absorban ruidos. También debe haber una iluminación flexible, ya sea natural de ventanales o artificial con lámparas regulables.
En cuanto a la decoración, se sugiere un estilo sobrio, pero confortable, con tonos suaves y plantas que transmitan tranquilidad. El propósito es crear un ambiente propicio para la comunicación, colaboración y toma de decisiones entre equipos de trabajo durante las reuniones.
Espacios colaborativos
Estas estaciones de trabajo consisten en áreas diseñadas específicamente para fomentar el trabajo en equipo y la generación conjunta de ideas entre los empleados.
Suelen consistir en salas o zonas abiertas equipadas con mesas compartidas, pizarras y pantallas interactivas. También pueden incluir áreas de lounge con sillones y puffs para trabajar de forma distendida.
La variedad de implementos y distribución de estos espacios permite adoptar diferentes posturas, alternar el trabajo sentado y de pie, acercar sillas para intercambiar ideas, escribir en pizarras de forma simultánea y proyectar presentaciones.
Todo ello facilita una comunicación fluida entre los miembros del equipo, la lluvia de ideas y la co-creación. Al compartir un mismo ambiente de trabajo, se refuerzan las relaciones interpersonales y el sentido de pertenencia.
Es importante que los espacios colaborativos cuenten con una buena insonorización y elementos absorbentes de ruido, para no distraer a otros trabajadores.
La iluminación también debe ser apropiada tanto para tareas individuales como para interacción grupal. El mobiliario debe seleccionarse pensando en la ergonomía y funcionalidad colaborativa.
Espacios auxiliares
También tenemos los espacios de apoyo o auxiliares. En ellos se realizan actividades laborales distintas que funcionaran como una fuente de conexión entre las personas. Las necesidades de estos espacios dependerá de las actividades de la empresa.
Algunas de ellas son:
Cabinas telefónicas: son espacios privados y aislados acústicamente, diseñados específicamente para realizar llamadas telefónicas sin interrumpir a los compañeros.
Zonas de café: se trata de áreas equipadas con cafetera, microondas, mesa y sillas para que los empleados puedan preparar y tomar café o snacks durante los descansos laborales.
Zonas de descanso: suelen tener sillones, puffs y mesas bajas para que los trabajadores puedan hacer una pausa, relajarse y recargar energías.
Lockers: son armarios o casilleros personales donde los empleados pueden guardar sus pertenencias de manera segura y privada.
Recepción: es una zona de ingreso a la empresa donde se recibe y orienta a los visitantes. Es el frente visible de la compañía y refleja su identidad.
Las diferentes estaciones de trabajo en las oficinas tienden a atraer distintas personas, por lo que funcionan como una valiosa herramienta para el networking.
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